いまさら聞けない!でも知りたい!!ケアマネジャーさんの疑問・質問

ケアマネ業務全般の豆知識 ②第4回

ケアマネジャー

自分が作成したケアプランは本当にこれでいいのか?自信が持てず、迷うこともあるかもしれません。
今回はきっと役立つ「ケアマネ業務全般の豆知識」をまとめました。

ケアプランの作成日はいつにする?

利用者の同意を得てサービスを始めた日と、ケアプランを作成した日にタイムラグがある場合、作成年月日はいつにするのが正しいですか?

利用者に原案を提示して「同意を得た」日付が正しいです。

指定基準13条において、サービス利用計画書の原案は、サービス担当者会議で専門家の専門的な見地からの意見を得た上で利用者や家族に対して説明し、文書で利用者の同意を得ることが必要と定められています。利用者の同意を得たら、その原案をもとにケアマネジャーがサービス利用計画書を作成し、利用者とサービス提供事業者に交付することによってサービス提供が始まるわけです。
サービス利用計画書の作成年月日は「事業者がサービスを開始する前」でなくてはなりませんから、利用者に原案を提示して「同意を得た」日付を記入することになります。

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サービス担当者会議の進め方にまったく自信がない

すべての利用者に行わなければならないのか、また医師は声をかけても来ないので、呼ばなくてもいいのか。また、会議の場で上手に進行したり、仕切ることができません。

失敗を重ねることで成功体験に繋がり、苦手意識も払拭される。

サービス担当者会議はすべての利用者に対して行うことが定められています。会議にはサービスを担当する事業者や主治医を召集することが定められています。やむを得ない事情で参加できない場合は、文書による照会で意見を求めることも認められています。
頭から「医師は声をかけても来てくれない」と決めつけてあきらめるのはどうでしょうか。そもそも呼ぶ気がないような気がします。
まず課題をきちんと整理・分析し、それに必要なサービスをプランニングしているのであれば、医師の協力は欠かせませんよね。参加してもらえるように熱意をもって「お誘いする」こと、現場同様、 日頃から適時な声かけが必要なのです。

会議の招集はケアマネジャーが行います。担当者会議の開催はケアマネジャーの大切な業務です。可能な限り努力して、会の進行には責任を持ちましょう。サービス担当者会議を漫然と開催するのではなく、事前準備を怠りなく進めておきましょう。どの部分で、どの専門家の意見を求めるのか。事前にシミュレーションし、議題等をまとめます。
節度は要りますが、こまめに連絡し、諦めず連絡し続けることも必要。それでこそ、目的に沿った、意味のある会議を開催できます。
その失敗体験も重ねていくことによって成功体験に繋がり、会議に対する苦手意識も払拭されていくはずです。

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監査(実地指導)の時に何をそろえたらいいのかいまだに不安

研修にも参加しているが、実務的な内容が少ないので、何がいいのか悪いのか、聞いても人によって違うので、常に不安です。

地域によってやり方に違いがあるため、事前の情報収集を。

保険者による監査(実地指導)は、おおむね年1回程度行われます。その際には居宅介支援の一連の業務が記録されている帳票をそろえる必要があります。「サービス利用票・別表や各利用者の居宅支援介護台帳(居宅サービス計画各票、サービス提供者会議記録、モニタリング記録など)などサービス提供に関するもの、給付管理票や介護給付費明細書など給付に関するもの、人員配置や勤務状況が確認できる勤務票、苦情や事故の記録など運営に関する書類もそろえます。
そして、実地指導は地域によってやり方に違いがあります。研修や書籍などから得る監査対策の知識も必要ですが、自己点検表など、書類の提出を求められることもあります。提出が必要な書類は事前通知で確認しましょう。「実地指導」の方法は同じ保険者でも担当者などによって違うため、当日指示された通りに、利用者ファイルなどを提出しましょう。どの書類を見られてもいいように、日頃から書類を整えておくのが非常に大切です!

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書類保管の効率化について

サービス提供票や包括に返した予防支援の書類はいつまで、どこまで保管義務がある?

5年間保管しておけば安心。

指定基準では、サービス提供票や居宅介護支援台帳は支援が終了してから2年間保管すると定めています。指導監査対策を考慮すれば、5年間保管しておけば安心です。保険者によっては5年間の保管を義務付けているところもあります。
また、委託事業である予防支援関係の書類は居宅介護支援事業者が保管する必要はありません。終了後は、すみやかに当該地域包括支援センターに返却しましょう。
書類は利用者ごとにファイルにまとめ、わかりやすく保管しましょう。業務はスピーディに。必要な書類がすぐに取り出せないのはいただけません。事業者などと書類のやり取りが発生したならば、支援経過用紙に受領日を記入し、送信済みのFAX送信票はすぐに処分しましょう。

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